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- 紙帳票管理の課題 多くの企業では、日常的に発生する膨大な量の紙の書類の管理に苦慮しています。必要な書類を探すのに時間がかかったり、保管場所を確保するのに苦労したりと、紙の書類は業務の効率化を阻むだけでなく、コスト増加の原因にもなりかねません。 紙帳票管理における代表的な課題としては、まず「書類の検索性の低さ」が挙げられます。膨大な量の書類の中から必要な書類を見つけ出すのは容易ではなく、多くの時間を費やしてしまうことも少なくありません。また、部署や担当者ごとに書類が保管されている場合は、必要な書類を探すために複数の場所を回らなければならないなど、非効率な状況に陥りがちです。 次に、「保管スペースの確保」も大きな課題です。紙の書類はかさばるため、保管スペースを圧迫し、オフィススペースの有効活用を妨げる一因となります。さらに、書類の保管期間が長くなるほど、必要なスペースも大きくなり、管理コストの増加にもつながります。 そして、「紛失や破損のリスク」も無視できません。紙の書類は、紛失したり、破損したりするリスクが常に付きまといます。重要な書類を紛失した場合、業務に支障をきたすだけでなく、企業の信頼を失墜させることにもなりかねません。また、災害時などには、水濡れや火災によって書類が損傷する恐れもあります。 このような課題を解決するために、多くの企業が紙帳票の電子化に取り組んでいますが、システム導入や運用にかかる費用が障害となるケースも少なくありません。