自動応答システム

自動応答システムは、近年多くの企業で導入されている、顧客対応を自動化するシステムです。特に、会社の代表電話にかかってくる電話に対応する場面でよく活用されています。 従来、会社の電話窓口では、電話交換手と呼ばれる担当者が、かかってきた電話の内容を聞いて、適切な担当者に電話をつないでいました。しかし、近年では人件費削減や業務効率化の観点から、この電話交換手の役割を機械で自動化する、自動応答システムが普及しつつあります。 自動応答システムは、電話がかかってくると、あらかじめ録音された音声ガイダンスを発信者に聞かせます。発信者は、音声ガイダンスに従って、電話機のボタン操作を行うことで、自分の用件に合った適切な担当者につないでもらうことができます。 例えば、「営業部の電話は1を、経理部の電話は2を、その他のお問い合わせは3を押してください」といったように、音声ガイダンスによって発信者を適切な窓口に誘導します。 自動応答システムは、電話窓口業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上にも貢献します。例えば、24時間365日対応の自動音声ガイダンスを導入することで、営業時間外であっても顧客からの問い合わせに対応することが可能になります。また、音声ガイダンスの内容を充実させることで、顧客は必要な情報を迅速かつ容易に得ることができ、利便性が向上します。 このシステムは、一般的には「自動音声応答システム」と呼ばれることもありますが、専門的にはIVR（Interactive Voice Response音声対話システム）とも呼ばれています。