メールアーカイブ

仕事で日々やり取りする電子メールは、今や無くてはならないコミュニケーション手段として定着しています。顧客情報や取引内容など、企業にとって重要な情報も電子メールでやり取りされることが多く、その情報は企業にとって非常に価値のあるものとなっています。 「メールアーカイブ」とは、こうした重要なビジネス情報を適切に保管・管理するために、企業が送受信するすべての電子メールを長期間にわたって保存し、必要な時に検索・参照できるようにする仕組みや、その仕組みを実現するシステムやツールのことを指します。 電子メールは、個々の社員の裁量に任され、社員のパソコンやスマートフォンといった端末に散在しているケースが少なくありません。このような状態では、情報漏洩や消失のリスクが高まり、必要な情報を迅速に探し出すことも困難になります。 メールアーカイブを導入することで、企業は以下のようなメリットを享受できます。 * 情報漏洩や紛失のリスク軽減 * 訴訟や監査に対応するための証拠保全 * 過去のやり取りを容易に検索・参照することで業務効率を向上 * 記憶の曖昧さを明確化し、トラブルを未然に防ぐ このように、メールアーカイブは企業にとって重要な情報を安全かつ効率的に管理するために欠かせないシステムと言えるでしょう。