IT 環境にも優しいペーパーレス会議のススメ
- ペーパーレス会議とは会議といえば、机の上に資料の山、という光景を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。しかし近年、環境への配慮や業務効率化の観点から、「ペーパーレス会議」が注目されています。一体どのような会議なのでしょうか。ペーパーレス会議とは、文字通り紙資料を使わずに、電子データを用いて行う会議のことを指します。従来の会議のように、紙の資料を大量に印刷して配布する代わりに、パソコンやタブレット端末、電子黒板などを活用します。では、具体的にどのように資料を共有するのでしょうか。いくつかの方法があります。一つは、会議の前に参加者へ電子データの資料をメールなどで送付する方法です。資料を事前に共有することで、会議中の資料説明の時間を減らし、より活発な議論の時間を創出することができます。二つ目は、クラウドストレージサービスを活用する方法です。クラウド上に資料を保存しておけば、参加者は会議中にいつでもアクセスして閲覧することができます。資料の修正や更新があった場合も、クラウド上ですぐに反映されるため、常に最新の情報が共有できるというメリットもあります。三つ目は、会議中に画面共有機能を使って、リアルタイムで資料を共有する方法です。参加者全員が同じ画面を見ながら議論を進めることができるため、よりスムーズな意思疎通が可能となります。このように、ペーパーレス会議は、従来の会議形態に比べて多くの利点があります。環境保護に貢献できるだけでなく、資料作成や印刷、配布にかかるコスト削減、会議の準備や進行の効率化など、様々な効果が期待できます。
