企業におけるシャドーIT：利便性とリスク

企業におけるシャドーIT：利便性とリスク

シャドーITとは

– シャドーITとは職場において、従業員が会社の許可を得ずに、あるいは会社が把握していないところで、業務に関係する情報機器やサービスを利用することを「シャドーIT」と言います。具体的には、会社の情報システム担当部門が正式に認めたり、導入したりしていないシステムやソフトウェアを、従業員が個人的に使い始めることを指します。近年、インターネットを通じて様々なサービスが利用できるクラウドサービスが普及したり、スマートフォンやタブレット端末を業務で利用することが増えたりしたことに伴い、シャドーITは多くの企業にとって見過ごすことのできない問題となっています。例えば、従業員が個人的なオンラインストレージサービスに顧客情報や社外秘の資料を保存したり、業務用のアプリケーションではなく、個人のスマートフォンにインストールしたチャットツールでやり取りを行うことはシャドーITに該当します。シャドーITは一見すると、従業員の業務効率の向上に役立つように思えるかもしれません。しかし、会社が把握していない情報機器やサービスの使用は、情報漏えいやウイルス感染などのセキュリティリスクを高めるだけでなく、不正アクセスの温床となる可能性もあります。また、情報管理が適切に行われず、情報の一元管理が難しくなることで、業務効率の低下やコンプライアンス違反に繋がる可能性も懸念されます。そのため、企業はシャドーITの現状を把握し、適切な対策を講じる必要があります。従業員に対しては、シャドーITの危険性やセキュリティに関する教育を徹底するとともに、業務に必要なシステムやソフトウェアを適切に整備し、利便性を向上させることで、シャドーITの発生を抑制することが重要です。

シャドーITの例

– シャドーITの具体例現代の職場では、業務効率化やコミュニケーション円滑化のために、様々な情報通信技術(ICT)ツールが利用されています。しかし、その利便性ゆえに、企業が許可していないツールを従業員が独自に利用してしまう、シャドーITと呼ばれる問題も発生しています。ここでは、具体的な例を挙げて、シャドーITがどのようなものかを見ていきましょう。まず、最も一般的な例として、ファイル共有のためのクラウドストレージサービスの無許可利用が挙げられます。業務で使用する資料やデータを、セキュリティ対策が万全ではない個人のクラウドストレージに保存してしまうことは、情報漏洩のリスクを高めてしまいます。また、コミュニケーションツールもシャドーITの温床となっています。社内コミュニケーションを円滑にするために、企業は公式なチャットツールなどを導入していますが、従業員の中には、使い慣れた無料のメッセージアプリを業務連絡に使用してしまうケースも少なくありません。このような行為は、公式な記録が残らないため、トラブル発生時の原因究明を困難にする可能性があります。さらに、プロジェクト管理やオンライン会議システムなども、シャドーITの対象となることがあります。これらのツールは、企業が正式に導入したものではなく、一部の従業員が個人的に使い慣れたものを利用しているケースが多く見られます。このような状況では、システム間の連携がうまくいかず、業務効率が低下するだけでなく、セキュリティリスクも高まります。このように、シャドーITは、一見すると便利な反面、企業にとって様々なリスクを孕んでいます。従業員一人ひとりが、シャドーITの危険性とセキュリティの重要性を認識し、適切なICTツールの利用を心掛けることが重要です。

シャドーITのメリット

シャドーITは、企業の情報システム部門の管理外で従業員が業務に利用するソフトウェアやサービスを指し、セキュリティリスクや情報漏洩といった負のイメージが先行しがちです。しかし、従業員の視点に立てば、必ずしも企業にとって悪影響ばかりではありません。むしろ、従来の社内システムよりも柔軟で使いやすいツールを導入することで、業務効率化や生産性の向上が見込めるケースもあります。

例えば、従来の社内システムでは、申請手続きや承認に時間がかかっていた業務も、クラウドサービスを利用することで、大幅に時間を短縮できる場合があります。また、部門やチーム内で最新のコミュニケーションツールを導入することで、従来の電子メールに比べて、迅速かつ円滑な情報共有や意見交換が可能となり、プロジェクトをスムーズに進めることができるようになります。さらに、従業員一人ひとりが、自身の業務内容や課題に合わせて最適なツールを選択することで、モチベーション向上やスキルアップに繋がる可能性も秘めています。

しかし、シャドーITはあくまで、情報システム部門の管理外で行われるため、セキュリティリスクや情報漏洩の可能性は否定できません。そのため、企業はシャドーITのメリットとデメリットを理解した上で、適切な対策を講じる必要があります。例えば、従業員が安全に利用できるツールを整備したり、セキュリティに関する教育を徹底したりすることで、リスクを抑制しながら、シャドーITのメリットを最大限に活かすことが重要と言えるでしょう。

シャドーITのデメリット

一方で、業務効率化を期待して導入が進むシャドーITですが、企業にとっては大きなリスクも孕んでいることを忘れてはなりません。

最も懸念されるのは、セキュリティ上の問題です。社員が個人で手軽に導入してしまうサービスの多くは、企業が定めるセキュリティ基準を満たしていない可能性があり、情報漏えいのリスクが高まります。また、外部からのサイバー攻撃の標的になる可能性もあり、企業にとって大きな損害につながる恐れもあります。

さらに、シャドーITは、その利用状況を会社が把握することが難しいという問題点もあります。誰が、どんなサービスを、どのように利用しているのかがわからないため、適切なリスク管理ができないという状況に陥りかねません。

また、業務効率化を目的として導入されたはずのシャドーITが、逆に業務効率を低下させてしまう可能性もあります。複数のツールが乱立することで、情報の一元管理が困難になり、社員間で情報共有がスムーズに進まなくなる可能性もあります。

このように、シャドーITは多くのリスクを孕んでいるため、安易な導入は避けるべきです。

シャドーITへの対策

– シャドーITへの対策昨今では、業務効率化を目的として、従業員が企業の許可なく個人の判断で業務にITツールを用いるケースが増加しています。いわゆる「シャドーIT」と呼ばれるものですが、便利さの一方で、セキュリティリスクの高まりといった問題も孕んでいます。シャドーITへの対策としてまず重要なのは、従業員一人ひとりのセキュリティ意識を高めることです。定期的な研修や分かりやすい資料を通して、シャドーITがもたらすリスクや、企業が定めるIT利用に関するルールを周知徹底する必要があります。同時に、従業員がなぜシャドーITを利用してしまうのか、その背景を理解することも重要です。例えば、企業が提供する公式ツールが使いにくかったり、必要な機能が不足していたりする場合は、従業員はより便利で使いやすいツールを求めて、シャドーITに手を出す可能性が高まります。そこで、企業は公式ツールの使い勝手向上にも積極的に取り組むべきです。従業員の声を収集し、機能の改善や操作性の向上に努めることで、公式ツールを積極的に利用してもらえる環境を整えることが重要です。シャドーITへの対策は、頭ごなしに使用を禁止することではありません。IT部門と従業員が積極的に対話し、相互理解を深めることで、安全性を確保しながらも、従業員が快適に業務を進められる環境を構築することが重要です。