購買承認の効率化：SAPのRelease Strategyとは

購買承認の効率化：SAPのRelease Strategyとは

購買活動における承認

企業がものを購入する際、必ず誰かの許可を得る手続きが必要です。この手続きを承認と呼びますが、適切な承認プロセスは、企業にとって非常に重要です。なぜなら、承認プロセスをしっかり構築することで、無駄な支出を抑え、予算を適切に管理することができるからです。承認プロセスを明確にすることで、誰が、いつ、どのような基準で承認を行うのかが明確になり、不正な支出を防ぐことができます。

この承認プロセスを効率化し、透明性を高めるために役立つのが、SAPシステムです。SAPシステムは、企業の業務全体を管理するための統合基幹業務システムであり、購買管理の機能も備えています。

SAPシステムの購買管理機能を利用することで、承認プロセスを電子化し、申請から承認までの流れをシステム上で一元管理することができます。これにより、従来の紙ベースでの承認プロセスに比べて、承認にかかる時間と労力を大幅に削減することができます。また、承認履歴がシステム上に残るため、透明性も向上します。さらに、承認基準をシステムに設定しておくことで、一定の基準を満たさない申請は自動的に却下されるため、不正な支出を未然に防ぐことができます。

SAPのRelease Strategyの概要

– 購買承認の自動化を実現するリリースストラテジー

企業資源計画（ERP）システムの代表格であるSAP。その中核モジュールの一つ、購買管理（MM）モジュールには、購買業務を効率化する様々な機能が備わっています。その中でも特に重要な機能の一つが、「リリースストラテジー」です。

リリースストラテジーは、購買依頼や購買発注といった購買伝票に対して、あらかじめ設定された条件に基づいて承認プロセスを自動的に開始する機能です。

例えば、購買金額が一定額以上の場合は、上長の承認を得ないと発注できないようにするといった設定が可能です。

従来の紙ベースでの承認プロセスでは、担当者が各承認者に書類を回覧し、承認を得るまでに時間がかかっていました。

しかし、リリースストラテジーを導入することで、システムが自動的に承認プロセスを進めてくれるため、承認の迅速化、業務の効率化、そして人為的なミスの削減といった効果が期待できます。

また、リリースストラテジーは、承認状況の可視化にも役立ちます。

従来は、購買伝票がどの承認者のもとにあるのか、承認状況はどうなっているのかを把握することが困難でした。

しかし、リリースストラテジーでは、システム上で承認状況をリアルタイムに確認できるため、業務の進捗管理が容易になります。

このように、リリースストラテジーは、企業の購買業務を効率化し、内部統制を強化する上で非常に重要な役割を担っています。

Release Strategyと承認

– Release Strategyと承認業務システムの大手であるSAPにおいて、購買活動における承認プロセスは「承認」という言葉ではなく、「リリース」という言葉で表現されます。これは、購買依頼や購買発注などの伝票が承認されると、後続の購買活動（発注や支払など）に進むことができる状態になる、つまり「リリース」されることを意味します。このリリースプロセスを体系的に管理するのが「Release Strategy（リリース方針）」です。 Release Strategyでは、伝票の金額、品目、取引先などの条件に応じて、複数の承認者を設定し、段階的な承認プロセスを構築することができます。例えば、少額の事務用品の購入であれば、担当者の上司による１段階の承認でリリースされるように設定できます。一方、高額な設備投資の場合は、担当者の上司、部長、経営企画部など、複数の部門による多段階の承認が必要となるように設定できます。このように、Release Strategyを活用することで、企業は購買活動における内部統制を強化し、不正リスクを抑制することができます。また、承認プロセスをシステム化することで、業務の効率化、迅速化を図ることも可能です。

Release Strategyのメリット

– Release Strategy導入のメリットRelease Strategyを導入することで、企業は業務効率化、迅速な対応、内部統制強化といった様々なメリットを享受できます。-# 業務効率の向上と人的ミスの削減従来の承認プロセスでは、担当者が申請内容を印刷し、押印のために関係部署を回覧するといった手作業が多く発生していました。Release Strategyを導入することで、これらの承認プロセスが自動化され、担当者の負担を大幅に軽減できます。 また、手作業による入力ミスや書類の紛失といったリスクも低減できるため、業務効率の向上と同時に、人的ミスの削減にもつながります。-# 承認の遅延防止と迅速な購買活動の実現Release Strategyでは、承認状況をシステム上でリアルタイムに確認できます。 従来のように、承認者が不在で書類が滞留するといった状況を避けられるため、承認の遅延を防止できます。その結果、必要な物品やサービスを迅速に調達できるようになり、企業の購買活動全体のスピードアップに貢献します。-# 承認履歴の記録による内部統制の強化とコンプライアンス遵守の徹底Release Strategyでは、全ての承認履歴がシステムに記録され、いつでも参照可能です。 これにより、誰が、いつ、どの申請を承認したのかを明確に把握できます。 このような透明性の高い記録は、企業の内部統制を強化し、コンプライアンス遵守を徹底するために非常に有効です。 また、監査の際にも必要な情報をスムーズに提供できるため、監査対応の負担軽減にもつながります。このように、Release Strategyは企業に多くのメリットをもたらす、非常に有効なシステムと言えるでしょう。

Release Strategyの活用

– Release Strategyの活用

企業が成長していく過程において、購買活動はますます重要性を増していきます。効率的かつ適切な購買を行うためには、組織全体の購買プロセスを明確化し、統制を効かせる必要があります。そのための有効な手段の一つとして、Release Strategyがあります。

Release Strategyとは、購買依頼に基づいて、誰が、どのような条件で、どの程度の金額まで承認できるのかを、段階的に設定する仕組みです。この仕組みを導入することで、従来の属人的な承認プロセスをシステム化し、業務の効率化、透明性の向上、不正リスクの抑制を実現することができます。

Release Strategyの魅力は、企業の規模や業種、購買プロセスに合わせて柔軟にカスタマイズできる点にあります。例えば、承認レベルの設定では、購買金額や品目、取引先などに応じて、必要な承認者の数を増減したり、承認ルートを変更したりすることができます。また、承認者の決定においても、役職や担当部門に基づいて自動的に割り当てることが可能です。さらに、承認条件の定義では、特定の取引先との取引や、一定金額を超える購買依頼に対して、追加の承認を必須とするなど、より厳格なルールを設けることができます。

このように、Release Strategyは、企業のニーズに合わせて柔軟に設計・運用することができます。企業は自社の課題や状況に合わせてRelease Strategyを活用することで、より効果的な購買承認プロセスを構築し、企業の成長を支える強固な基盤を築くことができます。