MPSとは？印刷コスト削減と業務効率化を実現するサービス

MPSとは？印刷コスト削減と業務効率化を実現するサービス

MPSの概要

– MPSの概要MPSとは、「マネージドプリントサービス」の略称で、企業の印刷業務全般を外部に委託することで、業務の効率化とコスト削減を実現するサービスです。具体的には、印刷機器の選定から設置、ネットワーク設定、消耗品の管理、障害対応、セキュリティ対策まで、印刷に関わるあらゆる業務を包括的にサポートします。

従来の印刷環境では、機器の購入費や消耗品費、メンテナンス費など、様々な費用が発生していました。また、印刷業務の管理やトラブル対応に多くの時間や手間がかかることも少なくありませんでした。 MPSは、これらの課題を解決するために、印刷環境の最適化や運用管理を専門業者に一括して委託することで、企業はコア業務に集中できるようになります。

MPSは、大手複合機メーカーやIT機器メーカーなどから提供されており、オフィスや店舗、工場など、様々な業種や規模の企業に導入されています。導入により、印刷コストの削減だけでなく、印刷業務の効率化、セキュリティの向上、環境負荷の低減などの効果も期待できます。

MPS導入によるメリット

– MPS導入によるメリット業務効率化やコスト削減が求められる近年、多くの企業が頭を悩ませています。そうした中で注目を集めているのがMPS(マネージド・プリント・サービス)です。MPSとは、複合機をはじめとする出力機器の導入から運用、管理までを一括してアウトソーシングするサービスです。このMPSを導入することで、企業は様々なメリットを享受できます。まず、多くの企業にとって大きな負担となっている印刷コストの削減が期待できます。MPSでは、複合機の利用状況を分析し、無駄な印刷をなくすことで、トナーや紙などの消耗品の費用を抑えることができます。また、印刷設定を見直し、両面印刷や白黒印刷を推奨することで、さらなるコスト削減を図ることも可能です。次に、機器の運用管理を一括して委託することで、管理コストや人件費の削減に繋がります。従来は、機器の選定や購入、設置、保守、トラブル対応など、多くの業務が発生していました。MPSを導入すれば、これらの業務を専門業者に委託できるため、担当者の負担を大幅に減らし、本来の業務に集中することができます。さらに、セキュリティ対策の強化や環境負荷の低減といった効果も期待できます。MPSでは、最新のセキュリティ機能を搭載した複合機を導入することで、情報漏洩などのリスクを低減することができます。また、省電力タイプの複合機を採用したり、印刷枚数を削減したりすることで、環境負荷を低減し、企業の社会的責任を果たすことにも繋がります。このように、MPS導入には多くのメリットがあります。自社の課題やニーズに合わせて、MPS導入を検討してみてはいかがでしょうか。

MPSの具体的な取り組み

– MPSの具体的な取り組み

MPS（マネージド・プリント・サービス）は、企業における印刷環境全体の効率化とコスト削減を実現するためのサービスです。具体的な取り組みとしては、現状分析に基づいた多角的な提案と実行が挙げられます。

まず、現状分析では、企業の印刷状況を詳細に調査し、課題や改善点を明確化します。例えば、部署ごとの印刷量や複合機の稼働率、印刷内容などを分析します。

分析結果に基づき、複合機の配置や台数の見直しを行います。使用頻度の低い場所に設置された複合機を移動したり、複数の機能を持つ複合機に集約したりすることで、設備の効率化とコスト削減を図ります。

さらに、出力ルールやセキュリティ設定の最適化を行います。例えば、両面印刷や白黒印刷の推奨、パスワード設定によるセキュリティ強化などを実施することで、無駄な印刷を削減し、情報漏洩のリスクを低減します。

印刷業務の効率化も重要な取り組みです。印刷申請システムの導入や、スキャンデータの電子化によるペーパーレス化を促進することで、業務の効率化とコスト削減、環境負荷の低減を実現します。

これらの提案と実行に加えて、MPSでは機器の故障対応や消耗品の補充なども代行します。これにより、企業は印刷環境の管理から解放され、本来業務に集中することが可能となります。

目に見えるコストと見えないコスト

印刷にかかる費用を削減しようとすると、多くの人はまずトナーや紙の費用を思い浮かべるでしょう。確かに、これらの費用は目に見えやすく、削減効果も実感しやすいものです。しかし、印刷にかかる費用は、それだけではありません。

例えば、新しい印刷機を導入する際には、本体価格だけでなく、設置費用や設定費用なども発生します。また、印刷機を長く使うためには、定期的なメンテナンスや修理も必要です。さらに、印刷機は使用しているうちに部品が消耗するため、交換費用もかかります。これらの費用は、一見すると目立たないため、見過ごされがちです。しかし、長い目で見ると、これらの費用も大きな負担となります。

近年注目されているMPS（マネージド・プリント・サービス）は、このような印刷に関する様々な費用を可視化し、最適化することで、印刷費用全体を削減するサービスです。MPSを導入することで、これまで見過ごされがちだった費用を削減し、企業の収益向上に貢献することができます。

継続的な改善と最適化

– 継続的な改善と最適化

印刷業務の効率化を追求する上で、MPS（マネージド・プリント・サービス）は有効な手段ですが、導入すればそれで終わりではありません。企業の活動は常に変化し、その変化に伴い、業務内容や印刷環境も変化していくからです。

MPS導入後も、定期的な見直しを行い、現状の課題や改善点を洗い出すことが重要となります。例えば、印刷量の増減、部署ごとの印刷利用状況、印刷物の種類やサイズ、さらには文書管理のワークフローなども分析することで、新たな課題や非効率な点が見えてきます。

そして、明らかになった課題や改善点に対して、最適な解決策を検討し、実行していくことが重要です。例えば、印刷量の多い部署には高速なプリンターを配置したり、使用頻度の低いプリンターを統合したり、印刷設定を見直して無駄な印刷を減らすなど、具体的な改善策を実施していきます。

キヤノン、富士ゼロックス、リコーなど、大手複合機メーカーは、それぞれの強みを活かしたMPSサービスを提供し、継続的な改善と最適化を支援しています。

このように、MPSは導入後の継続的な改善と最適化によって、常に変化する企業のニーズに対応し、長期的なコスト削減と業務効率化を実現します。

メーカーによるサービスの違い

近年、多くの企業で導入が進む業務効率化のためのサービスに、印刷業務を包括的に請け負うMPS（マネージド・プリント・サービス）があります。このMPSを提供する会社は複数あり、それぞれが顧客の満足度を高めるために独自のサービスを展開しています。

例えば、ある会社は、顧客企業の従業員に対して、コピー機をより効率的に使う方法や、より複雑な操作を分かりやすく説明する研修を実施しています。また、大量の印刷物を短時間で仕上げるプロダクションプリントの導入支援や、近年普及が進むスマートフォンやタブレット端末といった携帯端末とオフィス内の複合機を連携させるサービスを提供している会社もあります。

このように、MPSを提供する会社は、顧客企業の規模や業種、そして抱えている課題に合わせた様々なサービスを提供しています。そのため、自社のニーズに最適なサービスを選ぶためには、それぞれの会社のサービス内容を比較検討することが重要になります。