業務の見える化で効率アップ！業務プロセスの基礎知識

業務の見える化で効率アップ！業務プロセスの基礎知識

業務プロセスとは

– 業務プロセスとは

業務プロセスとは、ある業務を達成するための一連の活動や手順を、図を使って分かりやすく示したものです。

例えば、商品を注文を受けてから発送するまでの一連の流れや、顧客からの問い合わせに対応する際の手順などを、誰でも理解できるように視覚的に表現します。これは、業務フローやオペレーションフローとも呼ばれ、企業活動の基盤となる重要な要素です。

業務プロセスを明確にすることで、業務の標準化や効率化、担当者間の認識のずれを防ぐことができます。また、問題点や改善点を見つけやすく、業務の改善活動にも役立ちます。

例えば、商品の発送業務を例に挙げると、受注情報を確認する、商品を倉庫から picking する、梱包する、配送業者に引き渡す、顧客に発送連絡をする、といった一連のプロセスが存在します。

これらのプロセスを図解することで、それぞれの担当者が自分の役割を明確に理解し、業務をスムーズに進めることができます。また、業務プロセスを見える化することで、無駄な作業や重複している作業を洗い出し、業務の効率化を図ることも可能になります。

業務プロセスの可視化のメリット

– 業務の流れを明らかにする「業務プロセスの可視化」日々の業務の進め方などを書き出して、可視化する「業務プロセスの可視化」。業務プロセスの可視化を行う最大のメリットは、業務全体の流れがはっきりと把握できるようになり、関係者間で認識のずれや誤解が生じるのを防ぐことができる点です。業務プロセスを可視化することで、誰が、いつ、どのような作業を行うのかが誰の目にも明らかになります。そのため、担当者ごとにやり方が異なる属人的な業務を減らし、組織全体で統一した手順で業務を進める「標準化」を進めることが容易になります。標準化により無駄な作業が減り、業務全体の効率化を進めることも期待できます。また、担当者が休暇や異動などで不在になった場合でも、可視化された情報に基づいてスムーズに業務を引き継ぐことが可能になります。さらに、業務プロセスを可視化することで、業務上の問題点や改善点を見つけやすくなるというメリットもあります。業務のボトルネックとなっている工程を見つけ出し、改善策を検討することで、より効率的で質の高い業務遂行を実現できます。このように、業務プロセスの可視化は、業務改善活動のスタート地点として非常に重要な役割を担います。

業務プロセスの作成方法

– 業務の流れを目に見える形にする
日々の業務は、複数の作業が組み合わさって成り立っています。それぞれの作業には担当者がいて、決められた手順や使うべき道具、完了までの時間などが存在するはずです。こうした業務の流れを図解したものが「業務プロセス」です。業務プロセスを作成することで、業務全体を俯瞰して捉え、無駄な部分や改善点を見つけ出すことが容易になります。

業務プロセスを作成する際には、特別なソフトウエアは必ずしも必要ありません。まずは紙とペンを使って、業務の始まりから終わりまでの流れを書き出してみましょう。それぞれの作業を「ステップ」と捉え、矢印で繋いでいくことで、視覚的に分かりやすいプロセス図が作成できます。

– より詳細な情報でプロセスを明確にする
作成したプロセス図には、各ステップの担当者、作業にかかる時間、使用するツールなどを追記していくと、より詳細な情報を含んだものになります。 誰が、どのくらいの時間で、何を使って作業を行うのかが一目でわかるようになることで、業務の標準化や効率化に繋がります。 また、新人教育や担当者変更の際にも、スムーズな引継ぎを支援する資料としても役立ちます。

– 関係者間で意見交換を行いながら完成度を高める
作成したプロセス図は、関係者間でレビューを行いながらブラッシュアップしていくことが重要です。 実際に業務を行う中で気づいた点や改善点などを共有することで、認識のずれを防ぎ、より精度の高いプロセス図を作成することができます。業務プロセスは、一度作成したら終わりではなく、定期的に見直しを行い、改善を繰り返していくことが大切です。

業務プロセスの活用事例

仕事のやり方や流れを明確化したものを「業務プロセス」と呼びますが、これは様々な場面で役に立ちます。例えば、新しく会社に入ってきた人を指導する際には、業務プロセスを図解したものを用いることで、仕事の手順を理解してもらいやすくなります。新入社員は、図を見ることで、仕事の流れを視覚的に把握し、それぞれの業務の繋がりや全体像を理解することができます。

また、業務プロセスは、日々の仕事のやり方を見直し、より良くしていくための活動、いわゆる「業務改善」においても重要な役割を担います。現在の仕事のやり方を図に起こして分析することで、無駄な作業や、作業が遅れてしまう原因となっている場所を特定することが可能になります。そして、それらを改善することで、仕事の効率を上げたり、コストを削減したりすることができます。

このように、業務プロセスは、企業が生産性を向上させたり、競争力を強化したりするために欠かせない道具と言えるでしょう。

まとめ

企業が活動を円滑に進めるためには、業務プロセスが非常に重要な役割を担っています。業務プロセスとは、企業のある目標を達成するための一連の作業手順を指します。
業務プロセスを可視化するとは、それぞれの作業内容や流れ、担当者、必要な情報などを図式化するということです。このように業務プロセスを目に見える形にすることで、誰でも理解しやすくなり、業務の透明性が向上します。
業務プロセスを可視化することのメリットは、業務の効率化や標準化、そして継続的な改善を実現できる点にあります。可視化されたプロセスを分析することで、無駄な作業やボトルネックとなっている箇所を特定し、改善につなげることができます。また、標準化されたプロセスを構築することで、担当者による作業のばらつきを抑え、業務品質の安定化を図ることができます。さらに、業務プロセスを可視化することで、属人化を防ぎ、業務の引継ぎなどをスムーズに行うことも可能になります。
業務プロセスを見直し、改善していくことは、企業の競争力強化に欠かせない要素の一つです。この機会に、ぜひ自社の業務プロセスを見直し、可視化や改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。