業務効率化の鍵！OpenTextでペーパーレス化

業務効率化の鍵！OpenTextでペーパーレス化

紙帳票管理の課題

– 紙帳票管理の課題
多くの企業では、日常的に発生する膨大な量の紙の書類の管理に苦慮しています。必要な書類を探すのに時間がかかったり、保管場所を確保するのに苦労したりと、紙の書類は業務の効率化を阻むだけでなく、コスト増加の原因にもなりかねません。

紙帳票管理における代表的な課題としては、まず「書類の検索性の低さ」が挙げられます。膨大な量の書類の中から必要な書類を見つけ出すのは容易ではなく、多くの時間を費やしてしまうことも少なくありません。また、部署や担当者ごとに書類が保管されている場合は、必要な書類を探すために複数の場所を回らなければならないなど、非効率な状況に陥りがちです。

次に、「保管スペースの確保」も大きな課題です。紙の書類はかさばるため、保管スペースを圧迫し、オフィススペースの有効活用を妨げる一因となります。さらに、書類の保管期間が長くなるほど、必要なスペースも大きくなり、管理コストの増加にもつながります。

そして、「紛失や破損のリスク」も無視できません。紙の書類は、紛失したり、破損したりするリスクが常に付きまといます。重要な書類を紛失した場合、業務に支障をきたすだけでなく、企業の信頼を失墜させることにもなりかねません。また、災害時などには、水濡れや火災によって書類が損傷する恐れもあります。

このような課題を解決するために、多くの企業が紙帳票の電子化に取り組んでいますが、システム導入や運用にかかる費用が障害となるケースも少なくありません。

OpenTextとは

– OpenTextとはOpenTextは、カナダのOpenText社が開発・提供する、紙の書類を電子データとして保管・管理するためのシステムです。

多くの企業では、請求書や契約書などの重要な書類を紙で管理しています。しかし、紙媒体での管理には、紛失や破損のリスク、保管スペースの確保、必要な時にすぐに取り出せないといった課題があります。

OpenTextは、これらの課題を解決するシステムです。紙の書類をスキャンして電子データ化し、データベースに保存することで、安全かつ効率的に管理することができます。検索機能も充実しており、必要な時にすぐに目的の書類を見つけ出すことができます。

OpenTextは、様々な業務システムに追加して利用できるソフトウェアです。特に、企業の基幹システムとして広く利用されているSAPとの連携に優れている点が特徴です。SAPシステムにOpenTextを組み込むことで、SAP上で作成した書類をそのままOpenTextで電子化し、一元管理することが可能になります。

OpenTextは、企業の業務効率化、コスト削減、コンプライアンス強化などに貢献するシステムとして、多くの企業で導入が進んでいます。

OpenTextの主な機能

OpenTextは、紙の書類を電子データとして保管する機能に加えて、業務の効率化に役立つ様々な機能を備えています。ここでは、その中でも特に重要な機能を二つ紹介します。

一つ目は、「SAP画面からの検索機能」です。この機能を利用すると、例えば、SAPのシステムで管理している受注伝票などのデータに、関連する見積書や請求書などの電子文書を紐づけることができます。これにより、必要な時に、SAPの画面から直接、関連する文書を素早く探し出すことが可能になります。従来のように、膨大な量のファイルの中から目的の文書を探し出す手間が省けるため、業務効率の大幅な向上が見込めます。

二つ目は、「SAP画面からの参照機能」です。この機能は、OpenTextに保存されている電子文書を、SAPの画面から直接参照することを可能にします。例えば、受注伝票の詳細を確認したい場合に、わざわざ別のシステムを開くことなく、SAPの画面上で関連する文書を瞬時に確認することができます。この機能によって、業務の手間が減り、より効率的に業務を進めることができます。

OpenText導入のメリット

– OpenText導入によるメリットOpenTextは、多くの企業で採用されている文書管理システムです。OpenTextを導入することで、従来の紙ベースの文書管理業務をデジタル化し、さまざまな面で効率化を実現できます。まず、コスト削減という点では、紙の使用量を減らすことで、印刷費や保管場所の賃料、輸送費などのコストを大幅に削減できます。また、書類を探す手間が省けるため、従業員の業務時間を有効活用できるようになり、生産性の向上に繋がります。OpenTextは、高機能な検索機能を備えているため、必要な文書をすぐに見つけることができます。膨大な量の文書の中から目的の情報を素早く探し出すことは、業務効率化に大きく貢献します。セキュリティ面においても、OpenTextは強固なアクセス制御機能を備えています。文書へのアクセス権限を細かく設定できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。また、文書の変更履歴を記録できるため、誰がいつどのような変更を加えたのかを把握することができます。さらに、OpenTextは法令で定められた文書保存期間にも対応可能です。文書の保管期限が過ぎた場合は、自動的に削除したり、アーカイブしたりする機能も備えています。そのため、コンプライアンス違反のリスクを回避できます。近年、働き方改革の一環として注目されているテレワークにおいても、OpenTextは有効なツールとなります。インターネットに接続できる環境であれば、場所を選ばずに必要な文書にアクセスできるため、テレワークをスムーズに推進することができます。このように、OpenTextを導入することで、企業はコスト削減、業務効率化、セキュリティ向上、コンプライアンス強化、テレワーク推進など、多くのメリットを享受することができます。

まとめ

– まとめこれまで見てきたように、OpenTextは業務の効率化、費用の削減、安全性の向上など、多くの利点をもたらす強力なツールです。特に、企業の基幹システムとしてSAPを利用している企業にとっては、導入を検討する価値が非常に高いと言えるでしょう。OpenTextを導入することで、業務効率が飛躍的に向上します。例えば、紙の書類を探す手間や、書類を各部署に回覧する時間が大幅に削減できます。また、情報の共有がスムーズになることで、部門間での連携が強化され、より効率的な働き方が実現できます。費用の削減という面でも、OpenTextは大きな効果を発揮します。紙の使用量を減らすことで、印刷費や保管場所の賃料などのコストを削減できます。また、書類の紛失や破損のリスクを減らすことで、セキュリティ対策にかかる費用を抑えることも可能です。そして、OpenTextはセキュリティの向上にも大きく貢献します。重要な情報へのアクセス制限や、データの暗号化など、強固なセキュリティ対策を施すことで、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。OpenTextの導入は、単なるシステムの入れ替えにとどまらず、企業全体の働き方や意識改革にもつながる大きな転換期となるでしょう。 この機会に、OpenTextの導入を検討し、ペーパーレス化を進めることで、企業の競争力を高めていきましょう。