CRPでシステム導入を成功させよう

CRPでシステム導入を成功させよう

はじめに

– はじめに昨今、多くの企業が、業務の効率を高め、他社よりも優位性を築くために、情報システム、特にERPパッケージを導入しています。ERPパッケージは、企業全体の資源を一元管理し、経営の可視化や業務の標準化、自動化を実現する強力なツールです。しかし、導入プロジェクトが成功するには、システムが業務のニーズに合致しているか、社員にとって使いやすいかなど、綿密な確認が欠かせません。いくら高機能なシステムを導入しても、それが実際の業務で使われなければ意味がないからです。そこで今回は、システム導入を成功に導くための有効な手法であるCRPについて解説します。CRPとは、Conference Room Pilotの略称で、日本語では「会議室試行」と訳されます。これは、実際にシステムを使用する社員が、会議室などに集まり、擬似的な業務環境でシステムを操作してみることで、システムの使い勝手や機能の適合性を確認するプロセスです。システム開発の最終段階でユーザーが実際にシステムに触れてみることで、要件定義の段階では気づかなかった問題点や改善点を早期に発見することができます。CRPは、システム導入プロジェクトにおける重要な工程の一つであり、プロジェクトの成功を大きく左右すると言っても過言ではありません。システム導入を検討されている企業担当者はもちろんのこと、システム導入に携わるコンサルタントや開発者にとっても、CRPの目的や進め方を理解しておくことは非常に重要です。

CRPとは

– 会議室で行うシステムの体験会CRPとはCRPとは、「コンファレンス・ルーム・パイロット」の略で、新しい業務システムを導入する前の重要なステップです。システム導入をスムーズに進めるために、実際にシステムに触れてみる「体験会」のようなものだとイメージすると分かりやすいでしょう。新しいシステムを導入する際、カタログや説明だけで判断するのは難しいものです。そこで、CRPでは実際にシステムを使うことになる担当者が会議室などに集まり、模擬環境でシステムを操作します。システムを提供する側の担当者も同席し、操作方法の説明や質疑応答などを行います。CRPの大きな目的は、導入予定のシステムが自社の業務に本当に合っているのか、問題なく使えるのかを確かめることです。例えば、受注業務や在庫管理など、普段行っている業務を模擬的にシステム上で行ってみます。これにより、システムの機能や使い勝手、操作方法などを実際に体験し、問題点や改善点などを洗い出すことができます。CRPを行うことで、システム導入後のイメージを具体的に掴むことができ、スムーズな導入や運用開始につなげることができます。また、事前に問題点や課題を明確にすることで、それらに対する対策を事前に講じることも可能になります。システム導入は多大な費用と時間、労力を伴うため、CRPを通して事前にしっかりと準備しておくことが、成功への鍵と言えるでしょう。

CRPのメリット

– CRPのメリット業務システムを導入する際、事前に実際のシステムに触れてみる機会を設けることで、様々な利点が生じます。この様な事前検証作業を「CRP（導入前レビュー）」と呼びますが、CRPを実施する最大のメリットは、システム導入における失敗の可能性を大幅に抑えられるという点にあります。従来のシステム導入プロセスでは、実際に動くシステムを見ることなく、機能要件や仕様を決定していくケースが一般的でした。しかし、この方法では、机上の空論になりがちで、実際にシステムが稼働した後に、「思っていた機能と違う」「使い勝手が悪い」といった問題が発生するリスクを抱えていました。一方、CRPを実施することで、導入予定のパッケージソフトを実際に操作し、システムの動作や性能、使いやすさを具体的に把握することができます。これにより、システムに対する理解が深まり、より具体的で精度の高い要件定義が可能になります。その結果、開発段階でのやり直しや修正を減らし、プロジェクト全体のスムーズな進行と、開発期間の短縮、コスト削減を実現できるのです。さらに、CRPはユーザー部門にとっても大きなメリットをもたらします。導入前にシステムに触れることで、操作方法や機能を事前に習得できるため、システム導入に対する不安や抵抗感を軽減することができます。また、システムに対する理解を深めることで、主体的にシステム導入に関わることができるようになり、運用開始後の定着率向上にも繋がることが期待できます。加えて、開発ベンダーとユーザー企業の間で、システムに対する認識のずれを早期に発見し、解消できることもCRPの大きな利点と言えるでしょう。CRPを通じて、システムのイメージを共有することで、認識の齟齬による手戻りやトラブルを未然に防ぎ、円滑なコミュニケーションを図りながらシステム開発を進めることができます。

CRPの実施手順

– CRPの実施手順

CRP(受入確認テスト)は、導入予定のシステムが業務要件を満たしているか、問題なく運用できるかを検証する重要なプロセスです。

-# 1. 計画段階

まずは、CRPを実施する目的や目標を明確化します。具体的には、検証対象となる業務範囲、シナリオ、スケジュール、担当者、評価基準などを設定します。

-# 2. 準備段階

計画に基づき、検証用の環境を構築します。本番環境と同様のデータや設定を行い、システムが正しく動作することを確認します。また、検証に使用するテストデータを作成し、操作手順書などを準備します。

-# 3. 検証段階

計画したシナリオに沿って、実際の利用者を想定したユーザー部門による操作検証を行います。

検証では、システムの機能面だけでなく、操作性や処理速度、セキュリティなども評価します。

発生した問題は記録し、必要に応じて画面キャプチャなどを取得します。

-# 4. 評価段階

検証結果をまとめ、システムの適合性や問題点、改善点などを評価します。

問題点によっては、システムの修正やカスタマイズが必要になります。

業務プロセスを見直すことで、システムへの適合性を高めることもあります。

評価結果は報告書にまとめ、関係者間で共有します。

CRPは、システム導入を成功させるための最終関門です。

手順をしっかりと踏まえ、計画的に進めることが重要です。

CRPの注意点

– CRPの注意点業務システムが想定通りに動くかを確かめるための重要なプロセスであるCRP(コンピュータシステム導入準備テスト)ですが、成功させるためにはいくつか気をつけなければならない点があります。まず、何のために、どの範囲を検証するのかという目的や範囲を明確にすることが重要です。闇雲に網羅的な検証を行うのではなく、重要な業務プロセスや機能に絞り込むことで、時間や労力を無駄にすることなく、効率的に検証を進めることができます。次に、実際にシステムを利用するユーザー部門を積極的に参加させることが重要です。開発者目線ではなく、ユーザー目線で操作性を確認することで、使いやすく、業務に適したシステムを構築することができます。ユーザー部門の意見を反映することで、システムに対する理解度や納得度も高まり、スムーズな導入に繋がるでしょう。そして、検証作業は計画的に進めることが重要です。具体的なシナリオを作成し、誰が、いつ、どの機能を、どのように検証するのかを明確化することで、検証作業の抜け漏れを防ぎ、効率的に進めることができます。最後に、検証結果を記録し、関係者間で共有することも重要です。問題点や改善策を記録しておくことで、開発段階での修正に役立てることができます。また、共有することで、同様の問題の発生を防ぐ効果も期待できます。これらの点に注意してCRPを実施することで、より効果的にシステムの品質を高め、スムーズな導入を実現できるでしょう。

まとめ

– まとめ

情報システムを新たに導入するプロジェクトは、規模が大きくなるほど、その成功は容易ではありません。
導入前に綿密な計画を立て、関係者間で認識を合わせておくことが重要となります。
このような状況の中、システム導入の成功確率を高める有効な手段として、CRP（会議室試作）が注目されています。

CRPとは、開発中のシステムを模倣した試作品を用いて、関係者が実際に操作や動作を確認するプロセスです。
このプロセスを通じて、システムの機能や操作性に対する共通認識を醸成し、潜在的な問題点を早期に発見することができます。

CRPを実施することで、具体的には以下のような効果が期待できます。

* -要件定義の精度向上- 実際に試作品を操作することで、ユーザーは自身の要求をより明確に認識することができます。開発側も、ユーザーの要望を具体的に把握し、システムに反映させることができます。
* -開発段階での手戻り削減- 開発前に問題点を洗い出すことで、開発段階での大幅な修正ややり直しを減らすことができます。これは、開発期間の短縮やコスト削減に繋がります。
* -ユーザー部門のシステムへの理解促進- 実際にシステムに触れることで、ユーザーはシステムへの理解を深め、導入に対する抵抗感を減らすことができます。

このように、CRPはシステム導入を成功に導くための有効な手段と言えます。
システム導入を検討している企業は、積極的にCRPの導入を検討してみてはいかがでしょうか。