企業の情報活用を進化させるEIPとは

企業の情報活用を進化させるEIPとは

情報へのアクセスを一元化

現代の企業活動においては、実に様々な種類の情報が日々生み出され、活用されています。しかし、その情報はしばしば、複数の部署やシステムに分散して保存されているため、必要な時に必要な情報を見つけ出すことが容易ではありません。
情報を探すために多くの時間を費やしたり、必要な情報がどこにあるのか分からず、業務が滞ってしまうケースも少なくありません。
このような、情報へのアクセスに関する課題を解決するのが、EIP(Enterprise Information Portal)です。EIPとは、社内に散らばっている様々な情報を集約し、従業員が一つの入り口からアクセスできるようにするシステムです。
例えば、社内ポータルサイトのような形で提供され、そこを通じて、顧客情報、売上データ、社内規定、業務マニュアルなど、様々な情報にアクセスできるようになります。
EIPを導入することで、従業員は必要な情報を容易に入手できるようになり、業務効率の向上、意思決定の迅速化、さらには、情報共有の促進による組織全体の活性化といった効果も期待できます。

EIPと検索エンジンの違い

– EIPと検索エンジンの違い一見、社内の情報を探すEIPは、インターネット上の情報を探す検索エンジンと同じように思えるかもしれません。しかし、EIPは企業内での利用に特化している点で、検索エンジンとは大きく異なります。検索エンジンは、世界中の誰もが利用することを前提としています。そのため、不特定多数の利用者に向けて、あらゆる情報を検索できるように設計されています。その結果、検索結果には、求めている情報とは関係のない情報も多く含まれてしまうことがあります。一方、EIPは企業内の従業員だけが利用することを前提としています。そのため、従業員が必要とする業務に関する情報に絞って検索できるように設計されています。例えば、社内システムへのアクセス方法、業務マニュアル、過去のプロジェクト資料など、業務に関連する情報に素早くアクセスすることができます。また、EIPはアクセス権を設定することで、情報セキュリティの強化を図ることができます。検索エンジンは誰でも自由に情報にアクセスできますが、EIPでは、従業員ごとにアクセスできる情報の種類や範囲を制限することができます。これにより、機密情報への不正アクセスを防ぎ、情報漏えいのリスクを低減することができます。このように、EIPは検索エンジンとは異なり、企業内での情報共有と業務効率化を目的としたシステムと言えます。

パーソナライズ機能でさらに便利に

従業員向けポータル（EIP）の中には、パーソナライズ機能を搭載しているものがあります。この機能は、利用者個人に合わせて表示内容を変えることができる便利な機能です。
例えば、営業部の社員であれば、顧客情報や売上に関する情報が優先的に表示されます。人事部の社員であれば、人事制度や採用に関する情報が表示されるといった具合です。
このように、利用者の職種や所属部署、過去の閲覧履歴などに基づいて表示内容が変化するため、自分に必要な情報にすぐアクセスすることができます。膨大な情報の中から必要な情報を探す手間が省け、業務効率が向上するだけでなく、見落としも防ぐことができます。
EIPは単なる情報共有ツールではなく、従業員一人ひとりの業務効率向上に貢献するシステムとして、企業にとって重要な役割を担っています。