業務効率化の鍵！PBOとは？

業務効率化の鍵！PBOとは？

はじめに

– はじめに業務システムを開発する際、ユーザーにとっての使いやすさは、システムの成否を分ける重要な要素となります。使いにくいシステムは、作業効率の低下や入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性があり、業務全体の効率性や信頼性を損なう可能性も孕んでいます。そこで重要となるのが、-PBO（Process Before Outputアウトプットの前にプロセスあり）- という考え方です。従来のシステム開発では、画面設計や帳票レイアウトといったアウトプットを先に検討することが一般的でした。しかし、PBOでは、業務プロセスを可視化し、分析することから始めます。具体的には、現状の業務フローを洗い出し、それぞれの工程における課題や非効率な部分を明確にします。その上で、システムによってどのような業務改善が可能なのかを検討し、最適なシステムのあり方を導き出します。PBOを導入することで、ユーザーの業務内容を深く理解し、システムに落とし込むことができます。その結果、ユーザーにとって本当に使いやすいシステムを構築することが可能となります。業務効率の向上、ヒューマンエラーの削減、さらには従業員満足度の向上にも繋がるなど、PBOは多くのメリットをもたらします。

PBOとは

– PBOとはPBOとは、「出力前処理」を意味する「Process Before Output」の略称です。システムの画面に情報が表示される前に、あらかじめ必要な処理を行っておくことを指します。PBOは、ユーザーが使いやすいシステムを作る上で重要な役割を果たします。例えば、空欄だらけの入力フォームや、関連情報を得るために別途検索が必要な画面は、ユーザーにとって使い勝手が悪く、作業効率も低下してしまいます。PBOを導入することで、入力フォームに初期値を自動設定したり、データベースから関連情報を取得して表示しておくことなどが可能になります。そのため、ユーザーは必要な情報が一目で分かる画面でスムーズに入力作業を進めることができ、作業効率の向上に繋がります。PBOの具体的な処理内容としては、以下のようなものがあります。* 入力フォームへの初期値設定日付やユーザー情報など、あらかじめシステムで判別できる情報は自動入力しておくことで、ユーザーの入力の手間を省くことができます。* データベースからの関連情報取得商品コードを入力すると商品名や価格が自動表示されるなど、関連情報を事前に表示しておくことで、ユーザーの検索の手間を省き、入力ミスを防ぐことができます。* 入力値のチェック入力された値が適切かどうかを事前にチェックすることで、入力ミスによるエラーを未然に防ぐことができます。PBOは、ユーザーにとって使いやすいシステムを構築する上で非常に重要な概念と言えるでしょう。

PBOのメリット

– PBOのメリットPBO（Process Based Operation）を導入する最大の利点は、利用者の作業負担を減らし、業務を効率化できることです。従来のシステムでは、様々な画面を行き来しながら入力作業を行う必要がありました。しかし、PBOでは業務の流れに沿って必要な情報が自動的に表示されるため、入力項目が少なくなり、確認作業もスムーズに行えます。例えば、従来のシステムで商品の注文を受けるとき、担当者は顧客情報、商品情報、配送情報など、複数の画面を開いて入力する必要がありました。しかし、PBOでは、注文受付画面を開くと、過去の注文履歴や顧客情報が自動的に表示されます。そのため、必要な情報を入力するだけで注文処理を進めることができます。このように、PBOは、入力作業を減らすことで、業務の効率化を実現します。また、入力ミスや誤操作を減らす効果も期待できます。さらに、必要な情報にすぐにアクセスできるため、顧客からの問い合わせにも迅速に対応できるようになります。PBOは、企業の生産性向上に大きく貢献する可能性を秘めていると言えるでしょう。

PBOの例

– PBOの例顧客情報管理システム顧客情報管理システムを例に、PBOがどのように活用されているか具体的に見ていきましょう。新規顧客登録画面を想像してみてください。お客様が入力する項目の一つに郵便番号があります。従来のシステムでは、郵便番号を入力した後、住所欄に都道府県名から順番に入力していく必要がありました。しかし、PBOを活用したシステムでは、郵便番号を入力するだけで、自動的に住所欄の都道府県、市区町村までが補完されます。これは、システムが事前に郵便番号と住所の関連情報をデータベースに持っているため、入力された郵便番号に基づいて該当する住所情報を自動的に表示することができるからです。PBOのメリットは、住所入力の手間を省くだけにとどまりません。顧客が入力する手間を減らすことで、入力ミスを減らし、データの正確性を高めることができます。また、住所入力にかかる時間を短縮することで、顧客の利便性を向上させ、業務効率化にも貢献します。さらに、PBOは過去の行動履歴に基づいて顧客に最適な情報を提供するためにも活用できます。例えば、過去の注文履歴から、顧客が好みに合いそうな商品を自動的に表示する機能もPBOによって実現できます。過去の購買データや閲覧履歴などを分析することで、顧客一人ひとりに合わせた商品やサービスを提案することが可能になります。これは、顧客満足度向上に繋がり、企業の売上向上にも貢献するでしょう。

PBOとPAOの違い

– PBOとPAOの違いPBO（Process Before Output出力前処理）は、画面にデータを表示する前に処理を行う方式です。例えば、入力画面に初期値を設定したり、データベースから取得したデータを画面に合わせた形式に変換したりします。この方式では、あらかじめ処理を行うことで、ユーザーは画面表示を待つことなく情報を得ることができ、操作性の向上につながります。一方、PAO（Process After Output出力後処理）は、ユーザーがデータを入力した後に処理を行う方式です。ユーザーが入力したデータの形式チェックや、データベースへの登録処理などが挙げられます。PAOでは、ユーザーが入力したデータがシステムに合致しているかを確認してから処理を行うため、データの整合性を保ち、誤った情報が登録されることを防ぐことができます。PBOとPAOは、どちらが良い悪いではなく、システムの特性や要件によって使い分けることが重要です。ユーザーの操作性を重視する場合はPBO、データの整合性や処理の正確性を重視する場合はPAOが適していると言えるでしょう。場合によっては、両者を組み合わせることで、より効果的なシステムを構築することも可能です。

まとめ

– まとめ

PBO（Process Based Operation）は、システム開発において、-業務プロセス-を起点としてシステムを設計する考え方です。従来の、システムの機能や操作を起点とする考え方（PAOProgram Aided Operation）とは異なり、PBOでは、-ユーザーが日常業務で行っている作業の流れ-を分析し、その流れに沿ってシステムを構築します。

PBOを採用することで、ユーザーは使い慣れた業務の流れでシステムを操作できるようになり、操作習得の負担が軽減されます。また、システムが業務プロセスに沿って設計されているため、入力ミスや誤操作を減らし、業務効率を大幅に向上させることができます。

しかし、すべてのシステム開発においてPBOが最適解となるわけではありません。新規事業など、既存の業務プロセスが存在しない場合は、PAOを採用する方が効率的な場合があります。

システム開発においては、PBOとPAOの長所と短所を理解し、開発するシステムの特性や目的、ユーザーの要件などを考慮しながら、適切な方を選択することが重要です。PBOとPAOを適切に使い分けることで、ユーザーと開発者の双方にとって最適なシステムの実現を目指しましょう。