PDCAサイクル：継続的な改善を実現する手法
ICTを知りたい
先生、「PDCA」ってよく聞くんですけど、実際どういう風に使うんですか？
ICT研究家
良い質問だね！PDCAは「計画→実行→評価→改善」のサイクルを回すことで、物事をより良くしていくための方法なんだ。例えば、毎日の勉強を例に考えてみようか。
ICTを知りたい
毎日の勉強ですか？
ICT研究家
そうだよ。例えば、テストで80点取ることを目標にする（計画）。そのために、毎日教科書を10ページずつ勉強する（実行）。そして、週末に問題集を解いてみて、理解度をチェックする（評価）。もし、苦手な部分があれば、次の週はそこを重点的に勉強する（改善）。これを繰り返すことで、目標に近づけるんだ。
PDCAとは。
「情報通信技術に関係する言葉、『計画』『実行』『評価』『改善』の頭文字をとった『計画実行評価改善』について説明します。これは、物事を進める時の一つの流れとして、この四つの段階を繰り返し行うことで、常に良い状態を目指していく方法です。元々は、工場などで、製品を作ったり、仕事を進める中で、もっと良くする必要がある場所を見つけて、変えられるようにと考えられた考え方ですが、色々な場面で使うことができます。
まず、『計画』の段階では、目標を決めて、どのように実行するかを立てます。次に、『実行』の段階では、立てた計画に基づいて、実際に作業を行います。そして、『評価』の段階では、実行した結果がどうだったかを調べます。最後に、『改善』の段階では、評価の結果を踏まえて、次の目標を考えたり、計画を見直したりします。
この『計画実行評価改善』の流れを繰り返すことで、少しずつ質が向上していきます。時間をかけて何度も繰り返すことによって、より良いものを作ったり、より良い仕事ができるようになる仕組みです。組織や個人のやるべきことや目標がはっきりし、問題点や足りないものも見つけやすくなる効果もあります。
この方法は、日々の業務改善だけでなく、会社全体の経営にも役立ちます。長い目で見て、改善を積み重ねることで、会社を成長させることができる方法です。最近は、『観察』『状況判断』『意思決定』『行動』の頭文字をとった、変化に強い『観察状況判断意思決定行動』といった方法も登場しており、状況に応じて使い分けることが求められています。
PDCAサイクルとは
– PDCAサイクルとはPDCAサイクルは、業務や活動を改善し続けるための仕組みです。具体的には「計画」「実行」「評価」「改善」という４つの段階を繰り返すことで実現していきます。それぞれの段階は、頭文字をとってPDCAと呼ばれています。まず「計画」段階では、目標を定め、その目標を達成するための具体的な方法を検討します。次に「実行」段階では、立てた計画に基づいて、実際に作業を行います。そして「評価」段階では、実行した結果が、計画で設定した目標に対してどれくらい達成できたのかを評価します。最後に「改善」段階では、評価の結果を踏まえて、計画に問題点があれば修正を加え、次のサイクルに活かします。PDCAサイクルは、元々は製造業で生まれた品質管理の手法でしたが、現在では、業種や分野を問わず、様々な場面で活用されています。例えば、新商品の開発や、顧客満足度の向上、業務の効率化など、あらゆる活動に適用することができます。PDCAサイクルを効果的に活用するためには、各段階で正確な情報を収集し、分析することが重要です。また、継続的に改善を繰り返していくことが、目標達成への近道となります。
計画段階
– 計画段階
業務改善を行う上で、まず何よりも大切なのが計画段階です。現状における問題点や課題を明確化し、改善を通してどのような状態を目指したいのか、具体的な目標を設定します。目標は、その後の進捗状況を測る指標となるため、可能な限り数値化することが重要です。
目標が決まったら、次はその達成に向けた具体的な計画を立案します。目標を達成するために必要な情報にはどのようなものがあるのか、どのような方法で情報を収集するのかを検討します。そして、収集した情報に基づいて、具体的な改善策を検討していきます。この際、複数の案を比較検討することで、より効果的な改善策を選択できる可能性が高まります。
計画立案の最終段階では、スケジュール、担当者、必要となる資源などを明確化します。いつまでに誰が何を行うのかを明確にすることで、計画に沿って円滑に業務を進めることができるようになります。このように、計画段階はPDCAサイクル全体の基礎となる重要なプロセスと言えるでしょう。
| 段階 | 内容 |
|---|---|
| 問題点・課題の明確化 | 現状における問題点や課題を明確にする |
| 目標設定 |
|
| 計画立案 |
|
| 計画の具体化 |
|
実行段階
– 実行段階
「計画段階」で綿密に練り上げた計画に基づき、いよいよ実際に業務や活動に着手する段階に入ります。机上の空論ではなく、具体的な行動に移すことで、初めて計画の良し悪しが見えてきます。
実行段階では、計画に忠実に従って行動することが大前提となります。これは、計画段階で設定した目標への到達度合いを正確に測るために非常に重要です。
しかし、計画はあくまで計画であり、現実の世界では予期せぬ事態が発生する可能性も常に秘めています。状況の変化に応じて、計画の一部を修正したり、臨機応変に対応したりする柔軟性も求められます。
この段階では、計画通りに事が運んでいるか、目標達成に支障となるような問題が発生していないかを常に監視することが重要です。同時に、実際に活動に従事する中で、当初は気づかなかった改善点が見つかることも少なくありません。
得られた成果や発生した問題点、改善点などは記録し、次の「評価段階」で分析するための資料として活用します。このように、実行段階はただ計画に沿って行動するだけでなく、次の段階を見据えた情報収集の場としての役割も担っています。
評価段階
– 評価段階
プロジェクトや施策を実行した後には、必ずその結果を評価する段階が必要となります。この評価段階では、事前に設定した目標や指標を基準に、活動の成果を測ることが重要です。
具体的には、まず設定した目標に対して、どの程度達成できたのかを数値化して分析します。目標としていた数値目標を達成できたのか、あるいは目標達成には至らなかったのか、客観的なデータに基づいて判断します。
次に、計画に沿って順調に進捗していたのか、実行プロセスに問題点はなかったのかを検証します。計画通りに進んでいた場合は、どのような点が良かったのかを分析し、今後の活動に活かします。反対に、計画から遅延が発生した場合は、その原因を突き止め、改善策を検討する必要があります。
さらに、活動によって期待通りの効果が得られたのかどうかも評価する必要があります。もしも期待していた効果が得られなかった場合は、その原因を分析し、改善策を検討します。
評価段階では、良かった点だけでなく、問題点や改善点も明確にすることが重要です。洗い出した問題点や改善点は、今後の活動に活かし、より良い結果を目指します。
改善段階
– 改善段階
評価段階では、現状を把握し、目標との差異や課題点が明らかになりました。改善段階では、その分析結果に基づき、具体的な改善策を検討し、実行計画を策定していきます。
まず、評価段階で見つかった問題点や改善点について、その根本的な原因を突き止めます。表面的な対処に留まらず、問題の根源を解消することで、再発防止に繋げることが重要です。
次に、特定された原因に対して、効果的な改善策を検討します。この際、様々な視点からアイデアを出し合い、実現可能な対策を複数立案することが重要です。
そして、選択した改善策を実行に移すための具体的な計画を立てます。いつ、誰が、どのように実行するのか、責任と権限を明確化し、スケジュールや必要な資源などを具体的に落とし込みます。
場合によっては、現状の問題点の大きさや、計画の進捗状況を踏まえ、当初の計画自体を見直す必要もでてきます。計画に固執せず、柔軟に軌道修正を行うことが、最終的な目標達成に繋がると言えるでしょう。
継続的な改善
– 継続的な改善
PDCAサイクルは、一度計画を実行したら終わりではなく、継続的に改善を繰り返していくことが重要です。
まず、「計画（Plan）」の段階では、改善すべき課題や目標を設定し、具体的な対策を検討します。次に、「実行（Do）」の段階では、計画に基づいて実際に行動に移します。
そして、「評価（Check）」の段階では、実行した結果を分析し、当初の計画と比べてどの程度達成できたのか、あるいは何が問題だったのかを明確にします。
最後の「改善（Action）」の段階では、評価結果に基づいて、計画や実行方法を見直し、次のサイクルに活かします。
重要なのは、この一連のサイクルを一回で終わらせるのではなく、繰り返し回していくことです。
改善策を実行した後は、再び計画の段階に戻り、新たな課題や目標を設定します。そして、また計画、実行、評価、改善のプロセスを繰り返していきます。
このように、PDCAサイクルを継続的に回していくことで、業務や活動の質は着実に向上し、より高いレベルへと到達することができます。
PDCAサイクルは、目標達成のための単なる手法ではなく、継続的な改善を通じて、組織や個人を成長へと導くための強力なツールと言えるでしょう。
まとめ
目標達成や業務の効率化を図るための有効な手法として、ＰＤＣＡサイクルが挙げられます。これは、計画を立て、実行し、評価を行い、改善策を講じるという、一見シンプルな手順を繰り返すことで、継続的な改善を目指すものです。しかし、このサイクルを実際に機能させるには、それぞれの段階における意識付けや、関係者間の連携が欠かせません。
まず、計画段階では、具体的な目標設定と、その目標を達成するための具体的な方法を明確にする必要があります。闇雲に行動するのではなく、実現可能な計画を綿密に練ることが重要です。次に、実行段階では、立案した計画に沿って、着実に業務を進める必要があります。この際、進捗状況をこまめに確認し、計画から逸脱していないかを把握することが重要です。そして、評価段階では、設定した目標に対して、どの程度達成できたのかを具体的な数値などを用いて分析します。目標達成度が低い場合は、その原因を突き止め、改善策を検討する必要があります。最後の改善段階では、評価結果に基づいて、計画や実行方法を見直します。そして、改善策を次のサイクルに反映させることで、より効果的な業務運営を目指します。
このように、ＰＤＣＡサイクルは、組織全体のレベルアップを図るための有効な手段となります。関係者一人ひとりが、このサイクルの重要性を認識し、積極的に取り組むことで、さらなる成長へと繋がるでしょう。