業務の全体像を掴むBFC入門

業務の全体像を掴むBFC入門

BFCとは

– 業務機能一覧(BFC)とは業務機能一覧(BFC)とは、企業活動におけるあらゆる業務を、「機能」という視点から分類・整理し、一覧にしたものを指します。これは、企業全体を俯瞰的に捉え、それぞれの業務がどのように関係し、組織全体の中でどのような役割を担っているのかを明確にするために用いられます。

BFCは、階層構造で表現されることが一般的です。最上位層には企業の経営理念や事業目標といった抽象度の高い概念が置かれ、下位の層に進むにつれて、より具体的な業務内容へと細分化されていきます。例えば、「商品開発」といった大まかな機能の下に、「市場調査」「製品設計」「試作品製造」といった具体的な業務が配置されるといった具合です。このように、BFCは企業全体の業務を体系的に表現することで、業務の重複や漏れ、非効率なプロセスなどを可視化する役割を担います。

BFCは、新規事業の立ち上げや業務プロセス改善、システム開発など、様々な場面で活用されます。新規事業の計画段階では、必要な業務を洗い出し、組織全体の業務との連携を検討する際に役立ちます。また、業務プロセス改善においては、現状の業務フローをBFCで可視化することで、問題点や改善点を明確化することができます。さらに、システム開発においては、システムで扱うべき業務範囲を明確化し、システム設計の基礎資料として活用することができます。

このように、BFCは企業活動の全体像を把握し、分析するための強力なツールとして、幅広い分野で活用されています。

BFCの構成要素

企業活動を把握し、業務プロセスを可視化するフレームワークとして「業務機能構成図（BFC）」があります。これは、企業活動を「業務機能」と「業務内容」の二つの要素で階層的に整理し、構造的に表現したものです。

まず、「業務機能」とは、企業の活動を機能の視点から分類し、体系化したものです。これは、企業活動を大きな機能から細かい機能へと、段階的に分類していくことで、業務の全体像を分かりやすく示します。例えば、企業活動全体を「生産」「販売」「管理」といった大きな分類に分け、さらに「販売」を「営業」「受注管理」「出荷管理」といったより詳細な機能へと分類していきます。このように、業務機能は、企業活動の全体から細部へと段階的に分解され、ツリー構造で表されます。

一方、「業務内容」は、それぞれの業務機能に紐づく具体的な作業内容を指します。例えば、「受注管理」という業務機能には、「受注情報の入力」「納期の回答」「顧客からの問い合わせ対応」「受注キャンセル処理」といった具体的な業務内容が含まれます。BFCでは、それぞれの業務機能に対して、具体的な業務内容を明確化することで、誰が何の業務を行うべきかを明確にします。

このように、BFCは業務機能と業務内容を組み合わせることで、企業活動の全体像とその詳細を分かりやすく表現します。これは、業務プロセスの分析や改善、システム開発、新規事業の検討など、様々な場面で活用されています。

BFCを作成するメリット

– 業務の全体像を掴み、改善に繋げる
BFC(業務フローチャート)を作成する大きなメリットは、業務全体の流れを視覚的に捉えることができる点にあります。日々の業務では、それぞれの担当者は自分の仕事に集中しがちで、他の業務との関連性や、全体における自分の仕事の立ち位置を意識することは難しいものです。しかし、BFCを作成することで、個々の業務がどのように繋がり、最終的にどのような成果に結びついているのかを明確に理解することができます。

業務の流れが可視化されると、これまで見えていなかった問題点や改善点が浮き彫りになることがあります。例えば、複数の部署が同じような作業を行っていたり、非効率な手順を踏んでいることが明らかになるかもしれません。また、業務のボトルネックとなっている箇所や、担当者の負荷が偏っている箇所なども、BFCを通して把握することができます。このように、BFCは業務改善の糸口を見つけ、より効率的で質の高い業務体制を構築するために役立つツールと言えるでしょう。

さらに、BFCはシステム開発の場面においても、その真価を発揮します。システム開発では、顧客の要望を正確に理解し、必要な機能を盛り込んだシステムを構築することが求められます。この際、BFCを用いることで、顧客と開発者の間で業務内容に関する共通認識を持つことができ、スムーズなシステム開発に繋がるのです。

BFCの活用例

ビジネスフローチャート（BFC）は、企業活動における様々な場面で活用されています。新規事業を立ち上げる際には、まずどのような業務機能が必要となるのかを洗い出す必要があります。BFCを用いることで、新規事業における業務の流れを可視化し、それぞれの業務に誰が責任を持って携わるのか、人員はどれくらい必要なのかといった、業務分担や人員計画を立てる際に非常に役立ちます。
また、既存の業務プロセスを改善しようとするプロジェクトにおいても、BFCは力を発揮します。現状の業務フローをBFCで可視化することで、業務のボトルネックとなっている箇所や、非効率なプロセスが明確になります。この分析結果に基づいて、具体的な改善策を検討していくことが可能となります。
さらに、新たにシステムを導入する際にも、BFCは重要な役割を担います。システム化の対象範囲を明確化し、必要な機能を洗い出す際に、BFCが参照されます。システム開発の現場では、BFCは開発者と業務担当者間の共通認識を図るためのコミュニケーションツールとしても活用され、開発するシステムが、実際の業務プロセスに適合したものとなるよう、開発をスムーズに進めることができます。このように、BFCは企業活動のあらゆる場面で活用できる、強力なツールと言えるでしょう。

まとめ

– まとめ

業務フロー図（BFC）は、業務全体の流れを視覚的に表現することで、業務の理解促進や課題発見を容易にする強力なツールです。

BFCを活用することで、業務の全体像を関係者間で共有することができます。 これにより、各担当者は自分の業務が全体の中でどのような役割を担っているかを明確に理解し、責任感を持って業務に取り組むことができます。また、業務の重複や無駄、ボトルネックを容易に発見することができ、業務プロセス改善の糸口を見つけることができます。

システム開発の場面においても、BFCは要件定義の精度向上に役立ちます。システム開発者と業務担当者との間で、業務内容に関する認識齟齬が生じやすいですが、BFCを用いることで、双方が共通認識を持つことができます。これは、システム開発の効率化、ひいては開発コストの削減に繋がります。

このように、BFCは企業全体の業務効率化、標準化、システム化を推進し、企業の競争力強化に大きく貢献します。BFCの作成および活用は、企業にとって非常に有効な手段と言えるでしょう。