システム導入を成功させるFit-Gapとは？

システム導入を成功させるFit-Gapとは？

Fit-Gapの概要

– Fit-Gapの概要Fit-Gap分析とは、新しい情報システムを導入する際に、特にパッケージソフトを導入する場合に、とても重要な手法です。日本語では「適合/差異分析」と訳されます。これは、導入したいシステムにどのような機能を求めるか、そして導入予定のパッケージソフトが実際にどのような機能を持っているのかを比較し、両者がどの程度適合しているのかを分析する作業を指します。例えば、新しい会計ソフトを導入したいと考えている会社があるとします。この会社は、請求書を自動で作成する機能や、自社の銀行口座と連携して入出金データを取り込む機能を求めているとします。しかし、検討しているパッケージソフトには、請求書を自動作成する機能は搭載されているものの、銀行口座との連携機能は備わっていないという状況がありえます。このような場合、請求書を自動作成する機能は会社の要望とパッケージソフトの機能が「適合」していると言えるでしょう。一方で、銀行口座との連携機能は会社が求める機能とパッケージソフトの機能に「差異」がある、つまり機能が不足している状態です。このようにFit-Gap分析を行うことで、自社の要望とパッケージソフトの機能がどの程度合致しているのか、足りない機能は何かを分かりやすく示すことができます。

Fit-Gapのメリット

– 業務効率化のカギとなるFit-Gap分析業務システムを導入する際、そのシステムが自社の業務に本当に合致しているのか、事前に確認することは非常に重要です。この確認作業に役立つのがFit-Gap分析です。Fit-Gap分析とは、導入予定のシステムと自社の業務プロセスを比較し、両者の間にある「適合」と「差異」を明確にする作業を指します。Fit-Gap分析の最大のメリットは、システム導入後に起こりうる問題点を事前に洗い出せる点にあります。パッケージソフトは、特定の企業向けに開発されたものではないため、自社の業務プロセスと完全に一致するソフトを見つけることは容易ではありません。そこで、Fit-Gap分析を行い「差異」部分を把握することで、事前に対応策を検討することが可能になります。例えば、「差異」に対して、システムに機能を追加開発するのか、自社の業務プロセスを見直すのか、あるいは、別の方法を検討するのかなど、最適な解決策を探ることができます。このような事前の問題点の洗い出しは、プロジェクトの遅延や追加コスト発生を抑え、スムーズなシステム導入の実現に繋がります。Fit-Gap分析によって事前に対応策を検討することで、システム導入後の混乱を最小限に抑え、業務効率化をスムーズに進めることが可能になります。

Fit-Gapの実施手順

– システム導入を成功に導くためのFit-Gap分析の実施手順新しいシステムを導入する際、現状とのギャップを分析するFit-Gap分析は非常に重要です。この分析を適切に行うことで、スムーズな導入とシステム活用の効果最大化を実現できます。以下に、具体的なFit-Gap分析の実施手順を詳しく解説します。-1. 要求定義- まず、新しいシステムに何を求めるのかを明確にする必要があります。具体的には、システム化の対象範囲、実現したい機能、達成すべき性能目標などを、関係者間で合意形成を図りながら詳細に定義します。-2. 現状分析- 次に、現状を把握することが重要となります。既存のシステムや業務プロセスを分析し、それぞれの流れ、利用状況、課題、改善点などを洗い出します。この際、業務フロー図やシステム構成図などを用いると、より明確に現状を可視化できます。-3. パッケージソフト選定- 導入を検討するパッケージソフトを複数選定し、それぞれの機能、特徴、費用、実績などを比較検討します。この段階では、要求定義で明確にした要件を満たせる可能性が高い候補を絞り込むことが重要です。-4. Fit-Gap分析- 選定したパッケージソフトと、要求定義で定めた機能を項目ごとに比較し、適合している部分と差異がある部分を明確にします。適合とは、パッケージソフトの標準機能で要件を満たせる部分を指し、差異とは、機能が不足している、または機能が異なる部分を指します。-5. 対応策検討- Fit-Gap分析で見つかった差異に対して、具体的な対応策を検討します。対応策としては、パッケージソフトのカスタマイズ開発、業務プロセスの変更、代替案の導入などが考えられます。それぞれの対応策について、費用対効果や実現可能性などを評価し、最適な方法を選択します。これらの手順をしっかりと踏むことで、より精度の高いFit-Gap分析が可能となり、システム導入の成功確率を高めることができます。

Fit-Gapの注意点

– 業務システム導入における適合性の評価と対応

業務システムを導入する際、重要なプロセスの一つに、導入予定のシステムと自社の業務プロセスとの適合性を評価する「Fit-Gap分析」があります。

このFit-Gap分析を実施する上で、特に注意しなければならない点があります。それは、システムと自社の業務プロセスとの間に見つかった「差異」を全て解消しようとしないことです。

なぜなら、多くの企業が利用することを前提として開発されているパッケージソフトは、汎用性を重視して作られているためです。そのため、個々の企業特有の業務プロセス全てに完全に合致するとは限りません。

もし、見つかった「差異」を全て解消しようと、システムのカスタマイズ開発に多大な時間と費用を費やすことになりかねません。

重要なのは、「差異」の内容を正しく理解し、それが業務にどのような影響を与えるかを分析することです。その上で、対応の優先順位を決定する必要があります。

費用対効果を常に意識し、本当に必要な機能に絞り込むことが、スムーズかつ効果的なシステム導入の鍵となります。

まとめ

– まとめ新しいシステムを導入する際には、現状の業務プロセスとシステムの機能を細かく比較し、両者の間にある「適合」と「差異」を明確にすることが非常に重要です。この分析作業を「適合性・差異分析」、または英語で「Fit-Gap分析」と呼びます。Fit-Gap分析をしっかり行うことで、新しいシステムが自社の業務に本当に合っているのか、スムーズに導入できるのか、導入前に見極めることができます。もし、導入予定のシステムに自社の業務に合わない部分（差異）が見つかった場合でも、事前に対応策を検討することができます。例えば、システムの一部をカスタマイズしたり、業務プロセスを見直したりすることで、差異を埋めていくことが可能になります。Fit-Gap分析は、システム導入を成功させるための重要な鍵と言えます。時間をかけて分析を行い、必要な対応を検討することで、システム導入後の混乱を防ぎ、業務効率の向上、生産性の向上、そして最終的には企業の成長へと繋がる可能性を高めることができます。システム導入を検討する際には、ぜひFit-Gap分析を取り入れてみてください。