業務効率化のカギ！ワークフローのススメ
ICTを知りたい
「ワークフロー」って、よく聞くんですけど、具体的にどういう意味ですか？
ICT研究家
良い質問ですね。「ワークフロー」は、簡単に言うと「仕事の流れ」のことです。例えば、朝起きてから学校へ来るまでの一連の行動もワークフローと言えます。
ICTを知りたい
なるほど。でも、それだとICTと関係ないですよね？
ICT研究家
その通り！ICTと関連づけて考えると、コンピューターを使って「仕事の流れ」を分かりやすく図にしたり、記録したり、管理したりすることを指します。例えば、書類作成の手順を「ワークフロー」として、誰が、いつまでに、何をするのかを明確にすることで、仕事の効率化を図ることができます。
ワークフローとは。
ここでは、仕事や業務をスムーズに進めるための手順や流れを表す『ワークフロー』という言葉について説明します。ワークフローは、普段私たちが行っている業務の手順を分かりやすく図解したものとも言えます。
コンピューターやインターネットなどの情報技術を活用した業務管理において、このワークフローは特に役立ちます。例えば、毎日繰り返されるような決まった業務や、ある程度共通した手順で行う業務をワークフローとして図解することで、誰でも同じように効率的に業務を進めることができます。また、新しい社員への教育や、業務の効率化にも役立ちます。
さらに、新しい製品やサービスを開発するプロジェクトなどでも、あらかじめワークフローを作成しておくことで、プロジェクト全体の進捗状況を把握しやすくなるため、より効率的にプロジェクトを進めることができます。
ワークフローとは
– ワークフローとは
ワークフローとは、ある仕事を進めるための一連の作業手順を指します。私たちの身の回りでは、様々な業務がワークフローに沿って行われています。例えば、あなたがインターネットで買い物をしたとします。商品を選び、注文ボタンを押すと、その後ろでは商品の在庫確認、梱包、発送準備、配送など、様々な作業が順番に行われています。これがワークフローです。
普段何気なく行っている業務も、細かく分けてみると、それぞれ順番に作業が進んでいることに気付くでしょう。この流れを見えるように図に表したものを「ワークフロー図」と呼びます。ワークフロー図を作成することで、業務の全体像を把握しやすくなるだけでなく、無駄な手順や作業が滞ってしまう箇所を見つけ出すことにも役立ちます。
ワークフローを改善することで、業務の効率化、作業時間の短縮、ミスの削減などが期待できます。また、誰がどの作業を担当するのかが明確になるため、担当者の変更があってもスムーズに業務を引き継ぐことができるようになります。
業務効率化への活用
日々の業務を効率化することは、企業にとって重要な課題です。業務の無駄をなくし、より少ない資源で大きな成果を上げるために、さまざまな取り組みが行われています。その中でも、近年注目されているのが「ワークフロー」の導入です。
ワークフローとは、業務の一連の流れを明確化し、標準化することです。それぞれの業務を手順ごとに分解し、誰が、いつ、どのような作業を行うのかを明確にすることで、業務の可視化が進み、担当者によって進め方が異なるといった属人化を防ぐことができます。 誰でも同じ手順で業務を進めることができるため、品質の均一化につながり、顧客満足度の向上にも寄与します。また、担当者が異動や退職などで人員が変動した場合でも、スムーズに業務を引き継ぐことが可能になります。
さらに、ワークフローシステムを導入することで、承認プロセスなどの定型業務を自動化することができます。従来は人が行っていたデータ入力や書類の回覧などをシステムが代行することで、大幅な時間短縮とコスト削減を実現できます。また、ヒューマンエラーを削減できることも大きなメリットと言えるでしょう。人が行う作業には、どうしてもミスが発生する可能性がつきまといますが、システムによる自動化によって、ミスの発生率を大幅に抑えることができます。
近年では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの技術を活用し、より複雑な業務プロセスを自動化する動きも広がっています。RPAは、これまで人間のみが対応可能と考えられていたような、判断や認識を伴う作業を自動化する技術です。
このように、ワークフローは、業務効率化の強力なツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。業務の標準化、自動化、可視化を通じて、企業の競争力強化に大きく貢献することが期待されています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ワークフローの定義 | 業務の一連の流れを明確化し、標準化すること |
| ワークフロー導入のメリット |
|
| RPAの活用 | 複雑な業務プロセスの自動化 (判断や認識を伴う作業の自動化) |
| ワークフロー導入の効果 | 業務効率化による企業の競争力強化 |
プロジェクト管理への応用
– プロジェクト管理への応用
日々の業務を円滑に進めるために役立つワークフローですが、実は新規プロジェクトを成功に導くための強力なツールとしても活用できます。
新しいプロジェクトが始動する際、まずはプロジェクトの開始から完了までに必要な作業を全て洗い出す必要があります。この時、ワークフローを活用することで、それぞれの作業を担当者、締め切り、他の作業との関連性などを明確化しながら、プロジェクト全体の進行を可視化できます。
このように、プロジェクトの全体像を把握しやすくなることで、進捗状況を容易に確認できるだけでなく、もしも予定通りに進まなかった場合でも、遅れの原因を突き止め、迅速に対応することが可能になります。
さらに、ワークフローはチーム全体の連携強化にも貢献します。プロジェクトに関する情報共有や進捗状況の報告をスムーズに行うことができるため、メンバー全員が共通認識を持ちながらプロジェクトを進めることができるようになります。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| ワークフローの用途 | – 日々の業務を円滑に進める – 新規プロジェクトを成功に導く |
| プロジェクト開始時の活用 | – 作業の洗い出し – 各作業の担当者、締め切り、関連性を明確化 – プロジェクト全体の可視化 |
| メリット | – 進捗状況の容易な確認 – 遅延時の原因特定と迅速な対応 – チーム全体の連携強化 – 情報共有と進捗報告の円滑化 – メンバー間での共通認識 |
ワークフロー作成のポイント
– ワークフロー作成のポイント
業務効率化や標準化のためにワークフローを作成する際には、現場の担当者の意見を積極的に聞き取り、現状の業務プロセスを正確に把握することが重要です。
まずは、現状分析から始めましょう。それぞれの作業の目的や必要性を改めて見直し、本当に必要な手順だけを残すことで、無駄を省き、より効率的なワークフローを構築することができます。
次に、ワークフローをシステム化するかどうかを検討します。システム化には、業務の自動化や進捗管理の効率化など、多くのメリットがあります。しかし、既存のシステムとの連携や導入コスト、運用体制などを考慮する必要もあります。
システム化する場合には、使いやすくて、現場のニーズに合ったツールを選ぶことが大切です。導入後も、現場に定着するよう、継続的な改善を心がけ、より良いワークフローを目指しましょう。
