業務効率化の鍵！？ トラバリ徹底解説！
ICTを知りたい
『トランザクションバリアント』って、具体的にどんな時に使うのか、よく分かりません。
ICT研究家
例えば、学校の先生と生徒だとするよ。先生は生徒の成績を入力できるけど、生徒は自分の成績は見れても変更はできないよね？
ICTを知りたい
ああ、なるほど。確かに先生は見れるけど、生徒は変更できないようにしないといけませんね！
ICT研究家
そう！このように、同じシステムでも、使う人によって操作できる範囲を変える必要がある時に、『トランザクションバリアント』が使われるんだ。
Transactionvariantとは。
「情報通信技術関係の言葉で、『トランザクションバリアント』というものがあります。これは、処理ごとに、項目の最初の値や、入力できるかどうか、表示するか隠すかを操作する設定のことです。簡単に『トラバリ』と呼ばれることもあります。例えば、ひとつの仕組みの中で、ふたつの処理を設定したとします。処理Aでは項目Xを入力できるようにします。処理Bでは、トランザクションバリアントを使って、項目Xを表示だけできるようにします。そうすると、経理の担当には処理Aを、営業の担当には処理Bを割り当てることで、営業の担当が項目Xを入力できないように制御できるようになります。ただし、丸いボタンの表示はトランザクションバリアントで操作できないので、選ぶ形式の項目などにする必要があります。」
トランザクションバリアントとは？
– トランザクションバリアントとは？業務システムは、企業の様々な部門が利用するものです。しかし、同じシステムを使っていても、部門や役割によって、必要な情報や操作は異なる場合があります。例えば、経理部では、会計処理に関する詳細な情報が必要となりますが、営業部では、顧客情報や売上情報が中心となるでしょう。このような場合に役立つのが、「トランザクションバリアント(トラバリ)」です。トラバリは、システムの画面表示や操作を、部門や役割ごとに最適化する機能です。具体的には、トラバリを使うことで、以下のような設定ができます。* 項目の初期値部門ごとに異なる初期値を設定できます。* 入力可否特定の部門に対して、特定の項目の入力を制限できます。* 表示・非表示部門ごとに必要な項目だけを表示し、不要な項目は非表示にすることができます。これらの設定を行うことで、それぞれの部門に合わせた画面を表示することができ、業務効率の向上と入力ミスの削減が期待できます。例えば、営業部では顧客情報を入力する機会が多いですが、経理部ではあまり入力する必要がありません。トラバリを使えば、営業部の画面には顧客情報入力欄を大きく表示し、経理部の画面には小さく表示する、といった設定が可能です。このように、トラバリは、業務システムをより使いやすく、効率的にするための機能と言えるでしょう。
| 機能 | 説明 | メリット |
|---|---|---|
| トランザクションバリアント(トラバリ) | システムの画面表示や操作を、部門や役割ごとに最適化する機能 | 業務効率の向上と入力ミスの削減 |
| 項目の初期値 | 部門ごとに異なる初期値を設定できる | 効率化 |
| 入力可否 | 特定の部門に対して、特定の項目の入力を制限できる | ミス削減 |
| 表示・非表示 | 部門ごとに必要な項目だけを表示し、不要な項目は非表示にする | 効率化 |
具体的な活用例
– 具体的な活用例業務システムを例に、トラバリの具体的な活用方法を見ていきましょう。ここでは、商品の受注システムを想定します。商品の受注業務は、大きく分けて営業部と発送部の二つの部門が関わるとします。まず、顧客からの注文を受け付ける営業部では、顧客情報、注文する商品名や数量など、様々な情報を入力する必要があります。一方、発送部は、営業部が入力した受注情報に基づいて商品の発送準備を行うため、すでに確定された情報を確認することが重要になります。発送業務で誤りが発生すると、顧客に迷惑をかけてしまうだけでなく、企業の信頼にも影響しかねません。このような状況において、トラバリを活用すると、部門ごとに異なる情報へのアクセス権限を設定できます。具体的には、営業部には全ての項目を入力できるように設定し、発送部には、受注情報を確認できるように参照のみを許可するといった設定が考えられます。このように、トラバリを活用することで、部門ごとに必要な情報だけを表示することが可能となり、業務効率の向上に繋がります。また、誤った情報変更を防ぐことで、業務の正確性を高める効果も期待できます。
| 部門 | アクセス権限 | 入力項目 |
|---|---|---|
| 営業部 | 全ての項目を入力可能 | 顧客情報、商品名、数量など |
| 発送部 | 参照のみ許可 | 確定済みの受注情報 |
トラバリ設定の注意点
表計算ソフトなどでよく利用されるトラバリ機能は、作業効率を向上させる便利な機能ですが、設定する際にはいくつか注意すべき点があります。まず、トラバリ機能は、すべての入力項目に対して設定できるわけではありません。例えば、あらかじめ選択肢が「はい」と「いいえ」の二つに固定されているラジオボタンのような項目は、トラバリで制御することができません。このような項目は、トラバリで制御可能なプルダウンメニューに変更するなど、工夫が必要です。 つまり、トラバリ設定を行う前に、対象の項目がトラバリで制御可能な形式になっているかを確認することが重要です。次に、トラバリ設定は、複雑になりすぎないように注意が必要です。複雑な設定は、一見すると効率的ですが、実際に運用してみると、システム担当者や利用者にとって負担が大きくなってしまう可能性があります。 トラバリ設定は、誰にとっても分かりやすく、シンプルであることが重要です。そのため、設定を行う際には、システム全体の操作性を考慮しながら、必要最低限の機能に絞り込むように心がけましょう。これらの注意点を守り、適切にトラバリ機能を活用することで、業務の効率化を実現できます。
| 注意点 | 詳細 |
|---|---|
| 入力項目の形式 | トラバリ機能はすべての入力項目に設定できるわけではない。ラジオボタンなど、あらかじめ選択肢が固定されている項目はトラバリで制御できないため、プルダウンメニューなど、トラバリで制御可能な形式に変更する必要がある。 |
| 設定の複雑さ | トラバリ設定が複雑すぎると、システム担当者や利用者にとって負担が大きくなる可能性があるため、誰にとっても分かりやすくシンプルな設定にすることが重要。 |
まとめ
– まとめ業務システムをそれぞれの部署や役割に合わせて柔軟に変えられるトランザクションバリアントは、業務の効率を大きく向上させる可能性を秘めた、大変便利な機能です。
部署ごとに異なる業務フローや画面表示を、一つのシステムで実現できるため、個別のシステムを導入するよりもコストを抑えられ、管理の手間も軽減できます。
しかし、その利便性の一方で、設定方法によってはシステムが複雑化し、運用が難しくなる可能性も孕んでいます。
必要以上に複雑な設定をしてしまうと、システムの理解や改修が困難になり、かえって業務の効率を低下させてしまう可能性も否定できません。
そのため、トランザクションバリアントを導入する際には、事前に入念な検討を行い、適切な設定を行うことが非常に重要になります。
具体的には、どの部署の、どの業務プロセスに適用するのか、どの程度の柔軟性を持たせるのかなどを慎重に検討する必要があります。
トランザクションバリアントは、あくまで業務効率化のための手段の一つに過ぎません。
業務効率の向上と、システムの分かりやすさや使いやすさのバランスを常に意識しながら、トランザクションバリアントを有効活用していくことが重要です。
| メリット | デメリット | 導入時の注意点 |
|---|---|---|
| – 部署ごとに異なる業務フローや画面表示を一つのシステムで実現できる – 個別システム導入よりコストを抑え、管理の手間を軽減できる |
– 設定方法によってはシステムが複雑化し、運用が難しくなる可能性がある – 必要以上に複雑な設定はシステムの理解や改修を困難にし、業務効率を低下させる可能性もある |
– どの部署の、どの業務プロセスに適用するのか – どの程度の柔軟性を持たせるのか – 業務効率の向上と、システムの分かりやすさや使いやすさのバランスを意識する |