業務改善に必須！As-Isとは？
ICTを知りたい
先生、「As-Is」って言葉、初めて聞いたんですけど、どういう意味ですか？
ICT研究家
「As-Is」は「現状の」という意味で使われる言葉だよ。例えば、会社の仕事の進め方を変えたい場合、まずは「現状の進め方」と「こうなりたい進め方」を書き出して比べることが多いんだけど、「現状の」を表す時に「As-Is」を使うんだ。
ICTを知りたい
なるほど。「現状の進め方」ですね。じゃあ、「こうなりたい進め方」はどうやって表すんですか？
ICT研究家
良い質問だね。「こうなりたい進め方」は「To-Be」と表すんだ。「As-Is」と「To-Be」はセットで使うことが多いので、覚えておくと便利だよ。
As-Isとは。
「情報通信技術の分野で使われる言葉に、『アズイズ』があります。『アズイズ』は、『現状のまま』という意味で、反対の意味の言葉は『トゥービー』です。たとえば、『この流れは、現状のままですか？それとも、これから変わる予定ですか？』というように使います。資料などでは、『アズイズ』と書くのが一般的です。
As-Isってどんな意味？
「アズイズ」は、ビジネスの現場でよく使われる言葉の一つで、「現状のまま」という意味です。特に、業務のやり方を見直したり、新しい仕組みを取り入れたりする際に使われます。
例えば、新しいシステムを導入する場合を考えてみましょう。この時、まず「現状の業務の流れ」を把握する必要があります。この「現状の業務の流れ」のことを「アズイズフロー」と呼びます。一方で、新しいシステム導入によって実現したい「理想的な業務の流れ」は「トゥービーフロー」と呼ばれます。
つまり、「アズイズ」は「現状分析」の段階を指し、改善活動の出発点として重要な役割を担います。現状を正しく理解することで、初めて「どのような問題点があり、どのように改善すべきか」が見えてくるからです。
| 用語 | 意味 | 説明 |
|---|---|---|
| アズイズ | 現状のまま | ビジネスの現状のあり方 |
| アズイズフロー | 現状の業務の流れ | 業務改善を行う際の現状分析 |
| トゥービーフロー | 理想的な業務の流れ | 新しいシステム導入などで実現したい業務の流れ |
As-IsとTo-Beは表裏一体
「現状のまま」を意味する「As-Is」ですが、As-Isだけで見ると、現状を把握することしかできません。その真価を発揮するのは、改善後の理想像である「To-Be」と比較した時です。
例えば、業務の進め方の一連の流れを可視化した「業務フロー」で考えてみましょう。現状の業務フローをAs-Is、理想的な業務フローをTo-Beとして比較することで、業務の無駄が見えてきます。As-Isの業務フローでは、多くの担当者間で何度も書類が行き来していたとします。To-Beの業務フローでは、システムを導入することで、書類のやり取りを減らし、担当者を減らすことができます。このように、As-IsとTo-Beの業務フローを比較することで、非効率な箇所や無駄なプロセスが明確になり、改善すべきポイントが浮き彫りになるのです。
As-Isで現状を正しく把握し、To-Beで目指すべき姿を明確にすることで、具体的な改善策を検討しやすくなります。つまり、As-IsとTo-Beは、業務改善を進める上で、表裏一体の関係にあると言えるでしょう。
業務改善におけるAs-Isの重要性
業務改善を成功させるためには、まず現状をありのままに把握することが何よりも重要です。現状分析は「現状把握」とも呼ばれ、現状を正しく理解することを意味します。
「思い込み」や「過去のやり方に固執」することなく、客観的な視点で現状を分析することが、効果的な改善策を生み出す鍵となります。
現状分析を怠ると、的外れな改善案となってしまい、時間や労力を無駄にするばかりか、状況を悪化させてしまう可能性も孕んでいます。
現状を正確に把握することで、本当に解決すべき課題や改善すべきポイントが明確になります。
例えば、業務の無駄をなくすために、それぞれの業務の目的や手順、所要時間、担当者、使用ツールなどを洗い出し、可視化していきます。
このように、現状を客観的に分析することで、初めて効果的な改善策を検討することができるのです。
| 業務改善の成功には |
|---|
| 現状分析の重要性 |
| – 現状をありのままに把握すること – 「思い込み」や「過去のやり方に固執」せず、客観的な視点で分析すること |
| 現状分析を怠ると |
| – 的外れな改善案になる – 時間と労力の無駄 – 状況悪化の可能性 |
| 現状分析の効果 |
| – 本当に解決すべき課題や改善すべきポイントが明確になる |
| 現状分析の例 |
| – 業務の目的、手順、所要時間、担当者、使用ツールなどを洗い出し、可視化 |
As-Isの資料作成
業務改善を行う際、まずは現状を正しく把握することが何よりも重要になります。現状把握を適切に行うためには、現状を可視化した資料を作成する作業が欠かせません。この作業を「As-Is分析」と呼びます。
As-Is分析では、業務の流れを図解した業務フロー図や、システムの構成を分かりやすく示したシステム構成図などが用いられます。これらの資料を用いることで、関係者間で現状に対する共通認識を持つことが可能になります。
資料を作成する際のポイントは、誰が見ても理解できる簡潔で分かりやすい資料を作成することです。複雑な専門用語や難解な表現は避け、図や表などを効果的に活用することで、視覚的に訴求し、より深い理解を促進します。
As-Is分析によって現状を正しく把握することで、改善すべき点が明確になり、効果的な改善策を立案することができます。
As-Is分析は改善の第一歩
– 現状把握こそ改善の出発点
業務改善や新しいシステムを構築する際、まず行うべきことは、現状をありのままに分析することです。この現状分析を「As-Is分析」と呼びます。As-Is分析は、闇雲に改善策を考えるのではなく、現状の業務プロセスやシステムの状況、課題などを客観的に把握することで、真に効果的な改善活動の基礎を築くための重要なプロセスと言えるでしょう。
As-Is分析では、現状における業務の流れや手順、情報伝達の方法、使用されている書類やシステムなどを詳細に調査し、可視化していきます。その過程で、非効率な作業や重複した業務、情報共有の不足といった問題点が明らかになってくるでしょう。
As-Is分析によって現状の課題を明確にした後は、次に「ToBe分析」、つまり理想の状態を定義します。ToBe分析では、目指すべき業務プロセスやシステムの姿を具体的に描き、目標とする数値や達成すべき状態を明確化します。そして、As-Is分析で明らかになった現状と、ToBe分析で描いた理想の状態を比較分析することで、初めて現状と理想のギャップ、すなわち解決すべき課題が浮き彫りになるのです。
このように、As-Is分析は現状を深く理解し、課題を明確にするための重要なプロセスです。この分析結果に基づいて改善策を立案することで、組織全体の効率化や生産性向上、そしてより良い顧客満足の実現に繋がるでしょう。